手帳を使って効率的な時間管理

ここでは、「手帳を使って効率的な時間管理」 に関する記事を紹介しています。



今年の目標に、手帳をうまく付けることを挙げた人は多いんじゃないでしょうか。と言っている自分も思いきりその一人だったりします。毎年手帳を購入し、試行錯誤しながら続けてはいるのですが、目に見えて何らかの効果をあげることができたかといえば、謎な年が続いています。そこで、とある記事に書かれていた手帳作成術をもとに、もう一度手帳を使った時間管理術を勉強してみたいと思います。

時間管理術 その1:To Doリストを作る
目的を達成するためにTo Doリストを作るのは当たり前となりつつありますが、やたらと書き連ねるのは決して効率的とは言えません。「To Do」は1日に6個までにしましょう。明日できることは明日でもいいのです。その代わり今日やると決めたことは確実の今日のうちにこなします。また、すぐにやれることまでTo Doに書き出す必要はありません。2分以内で終わらせることができるものは、その場でやってしまいましょう。

時間管理術 その2:作業時間を書き入れる
やるべきことの一つ一つにそれぞれの所要時間を想定しておき、あらかじめ手帳の中に予約してしまいましょう。これによって、緊急かつ重要な仕事に忙殺されることなく、計画的な仕事をすることができるのです。

時間管理術 その3:時間割を作る
一般的に働く社会人がもつ自由時間は年間1000時間と言われています。その自由時間もしっかりと管理しましょう。そのために、英会話に2時間、読書に1時間という風にスケジュール表に書き込むと有効です。

時間管理術 その4:曜日ごとに役割を決める
曜日を特性づけておくことは行動管理面で重要です。例えば、月曜日は外部とのアポイントは極力避ける方がいいでしょう。それは、土日を挟むため準備がしづらく、前週のやり残し処理をここで行うことで1週間の予定を改めて立てることができるためです。そして水曜日に外部とのアポイントを積極的に入れるのです。そこで宿題などを持ち帰ることもありますが、それを木金で消化すればいいのですから。曜日の特性を意識するだけで効率をあげることができるのです。

時間管理術 その5:計画と行動を照らし合わせる
どんなに綿密な計画を立てても、行動が伴っていなければ、文字通り計画倒れになってしまいます。大切なのは、自分が手帳に書き込んで計画したことと実際の行動を照らし合わせて反省する時間なのです。1日の終わりでも1週間の終わりでもいいので、計画の消化率を検証しましょう。そこであまりに終わっていなければ、そもそもの計画が誤っていたことが分かります。これを繰り返すことによって計画立案能力が高まっていくのです。

このなかで全てを完璧に実行する必要はありません。自分が無理なく実施できるものをチョイスして、実行してみればいいのです。自分は特に計画の反省ができていなかったので、そこを重点的に行い今年の最後に何らかの目に見える成果を報告できるように頑張りたいと思います。

【参考】COBS No.014 2008/12

33993コンパクトブルーム・デイリー・リフィル2009年1月~2009年12月33993コンパクトブルーム・デイリー・リフィル2009年1月~2009年12月
(2008/10/01)
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